Государственный Комитет Российской Федерации по высшему образованию

    Российский Государственный Гуманитарный Университет
    Историко-Архивный Институт
    Кафедра документоведения

Законодательная и нормативная регламента-ция документирования трудовых право-отношений

    Курсовая Работа
    Студентки 2 курса вечернего отделения
    Научный руководитель:
    _______доцент Быкова Т. А.
    Москва, 1998
    СОДЕРЖАНИЕ.
    Введение 3
    Законодательная и нормативная регламентация
    документирования приема на работу 8
    Составление и оформление заявления, анкеты,
    трудового договора (контракта) 9

Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела 15

Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнения работников 19

    Ведение трудовых книжек работников 22
    Заключение 28
    Список источников и литературы 32
    Введение.

Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. [1Кузнецова Т. В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996 - № 4(2). – с. 9. ]Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов (например, Кодекса законов о труде Российской Федерации - КЗОТ РФ), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и др. ) Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях. На неудовлетворительное состояние, а также плохую сохранность документов, в том числе кадровых, обратило внимание Правительство Российской Федерации и Правительство Москвы.

Мэр Москвы Ю. М. Лужков 19 октября 1993 года подписал распоряжение “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив”, за нарушение действующего законодательства по архивному делу”. Например, штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение). [2Распоряжение мэра Москвы от 19. 10. 93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”. ]

В результате подписанного Председателем Правительства РФ В. С. Черномырдиным распоряжения об улучшении организации хранения документов по личному составу, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т. д. обязательно должны быть включены пункты по работе с кадровой документацией и обеспечению ее сохранности. Таким образом, правила работы с документами стали непременной составной частью уставов вновь регистрируемых предприятий.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора (контракта), приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение процесса регламентации общегосударственными законодательными и нормативными актами кадровой документации. При написании курсовой работы были использованы такие источника, как Кодекс законов о труде Российской Федерации [3Кодекс законов о труде Российской Федерации (с измен. и доп. на 01. 12. 94), М. , 1994. – 94 с. ], который регулирует трудовые правоотношения предприятия с работником. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях [4Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1. ]подробно рассматривает, регламентирует правила оформления и ведения основного документа о трудовой деятельности работника–трудовой книжки. Незаменимым справочником при выполнении целого ряда работ, с подробным их содержанием является “Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров”. [5Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Поставновлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11. 04. 95 № 95/9-18)– ИБНТ Госкомтруда СССР. – М. , 1988. 45 с. ] Использование литературы также помогает разобраться в поставленных задачах. В пособии В. М. Пустозеровой и А. А. Соловьева подробно и популярно изложены такие вопросы, как правовые регулирование приема и увольнение работников. [6 Пустозерова В. М. , Соловьев А. А. Прием и увольнение работников. – М. : Приор, 1996. – 126 с. ] Большое значение при рассмотрении отдельных процедур,

выполняемых кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, а также создаваемых при этом документов и регламентации их с точки зрения трудового законодательства и различных нормативных актов имеет статья Т. В. Кузнецовой “Работа с кадровыми документами”. [7 Кузнецова Т. В. Указ. соч. – с. 9-24] Важнейший правовой акт – приказ по личному составу –регулирующий трудовые правоотношения граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций наиболее полно и подробно рассмотрела в своей работе В. С. Иритикова. [8 Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. – № 1. – с. 20-27] Таким образом, источники и литература помогают разобраться в одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами)– документирование трудовых правоотношений. Структура данной курсовой работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка источников и литературы.

Законодательная и нормативная регламентация документирования приема на работу.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); трудовые книжки;

    личные карточки формы – Т-2;
    личные дела;
    лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

М. В. Стенюков в своей работе отмечает, что, при работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон [9Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20. 02. 95 №24– ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995, № 8] относит к категории конфиденциальной информации”. [10Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М. Приор, 1996. – С. 69] Очень важны документы, возникающие при оформлении на работу. 1. 1. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Первое, с чем сталкивается любой предприниматель, становясь работодателем, это прием работников. Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий законодательству о паспортах, а также трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет–свидетельства о рождении. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т. д. [11 Пустозерова В. М. , Соловьев А. А. Прием и увольнение работников. – М. : Приор, 1996. – с. 4. ] Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т. п. ). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения. [12 Там же. – с. 3. ] Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой. [13 Кузнецова Т. В. Работа с кадровыми документами// Секретарское дело. – 1996. - №4(2). – с. 12. ] На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

Определение трудового договора (контракта) дает статья 15 КЗОТ: “Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон”. [14 Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01. 12. 94) – М. :Изд-во Брандес, 1994 – Ст. 15. -с. 6. ] В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что КЗоТ употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, амонимы. “Такое соседство означает, что законодатель не видит различий между трудовым договором и контрактом”. [15 Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М. :Юрид. лит. , 1994. – с. 8. ] В статье 18 КЗоТ РФ указывается: “Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку”. Таким образом, “в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров” [16 Там же. – с. 20. ], и заключение договора (контракта) не исключает необходимости создания приказа.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда. К дополнительным относятся условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие. [17 Пустозерова В. М. , Соловьев А. А. Указ. соч. – с. 21-22] Согласно статье 21 КЗоТ, при заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. [18 Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01. 12. 94) – М. :Изд-во Брандес, 1994. – ст. 21. – с. 8. ]В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, - шести месяцев”. [19 Там же. – Ст. 22. – с. 8. ] В соответствии со статьей 17 КЗоТ РФ трудовые договора (контракты) заключаются: на неопределенный срок, т. е. на постоянную работу;

на определенный срок не более пяти лет;
на время выполнения определенной работы.

Срочный договор (контракт) заключается, в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. [20 Там же. – статья 17, стр. 7]Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т. д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником. В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров являются договора о временной и сезонной работе. [21 Кузнецова Т. В. Указ. соч. – с. 15 – 16. ]Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта)–документа, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и

регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). [22 Стенюков М. В. Указ. соч. – с. 70. ]В случае возникновения конфликтной ситуации, письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений. [23 Пустозерова В. М. , Соловьев А. А. Указ. соч. – с. 21. ] Особенности подготовки и оформления приказов по личному составу (о приеме на работу), личной карточки, личного дела.

Одновременно с подготовкой трудового договора (контракта) готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу–правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций. В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. [24 Иритикова В. С. Приказ по личному составу // Секретарское дело. – 1997. - № 1. – с. 20. ]При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т. п. [25 Секретарское дело/Кузнецова Т. В. , Серова Г. А. , Андреева В. И. , Литвинцева Н. А. – Спец. выпуск журнала “Секретарское дело”, М. 1996. – с. 135]Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы. Приказа по личному составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (Приказы по личному составу). Приказы по личному составу, согласно КзоТу РФ, доводятся до сведения работников под расписку. [26 Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допол. На 01. 12. 94) – Ст. 18, с. 7. ] После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (форма № Т-2), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др. ). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу (кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года)) и личных карточек (форма № Т-2)– 75 лет. [27Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М. : Главное Архивное управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – с. 504 – с. 68. ] Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело –это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. [28 Кузнецова Т. В. Работа с кадровыми документами//Секретарское дело. – 1996. - № 4(2). – с. 17. ]Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т. п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии–все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет. [29 Перечень типовых документов…с указанием сроков хранения. – М. : Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – ст. 4988, 500 – с. 67-68. ] Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления; при необходимости–анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу, личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, оформляются личные дела (после издания приказа о приеме на работу).

Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод на другую работу осуществляется, как правило, с согласия работника. Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, например, при производственной необходимости или в случае простоя [30 Кодекс законов о труде РФ (с измен. и дополн. На 01. 12. 94) – М. : Изд-во Брандес, 1994 – Ст. 26, 27. – с. 9-10], согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются: докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией. Перевод на другую работу оформляется приказом по личному составу. Где указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов–с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). Затем изменения, связанные с переводом работника на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы

№ Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ РФ, на основании поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т. п. [31 Там же. – статьи 29, 31, 32, 33 – с. 10-13] Увольнение работников оформляется приказом по личному составу, где указывается причина увольнения, согласно статьям КЗоТа РФ. Затем делаются записи в трудовой книжке и в личной карточке (формы № Т-2) и/или личном деле. При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении (служебная записка) и копия приказа об увольнении (другая копия передается в бухгалтерию). Личное дело, после помещения в него приказа об увольнении, закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременной хранение. Таким образом, на предприятиях, в учреждениях, организациях документация, сопровождающая такие процессы движения кадров как прием, перевод и увольнение работников,

должна обязательно оформляться и вестись в соответствии с общегосударственными законодательными и нормативными актами, важнейшим из которых является КЗоТ РФ. Ведение трудовых книжек работников.

Согласно статьи 39 КЗоТ РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего. [32Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01. 12. 94). М. : Изд-во Брандес, 1994. – ст. 39. – с. 15]

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил– военный билет. Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем

месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении– в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в “Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях”. [33Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1. ]

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты

заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение.

Раздел “Сведения о работе” представляют собой таблицу из 4-х граф: графа 1 - № записи, графа 2– дата (число, месяц, год), графа 3 –сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку
в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию. ” [34Типовые формы времени на работы по комплектованию и учету кадров/Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 11. 04. 85. № 95/9-18. – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М. , 1988. – с. 17] В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется–приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. [35Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. – М. : Главное Архивное Упр-е при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – ст. 524 – стр. 71] Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное ведение кадровой документации на любом предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации [36 Кодекс законов о труде РФ (с изм. и допл. На 01. 12. 94). – М. : изд-во Брандес, 1994. – 94 с. ], Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях [37Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. № 1], Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения [38Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств… с указанием сроков хранания. М. -: Главное Архивное упр-е при Совете Министров, ВНИИДАД, 1989. – 268 с. ], Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров [39Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров//Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР. И Президиума ВЦСПС от 11. 04. 85. № 95/9-18 ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М. , 1988. – 45 с. ] и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой

службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений. В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.

“Одним из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”. [40 Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М. Юрид. Литер. , 1994. – с. 3. ]Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Каждый пункт приказа по личному составу – правового акта,

издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций [41 Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. № 1. – с. 20]- должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Кодекса законов о труде Российской Федерации.

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

Согласно статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. [42 Кодекс законов о труде РФ (с изм. и доп. на 01. 12. 94) – М. : Изд-во Брандес, 1994. – 94 с. ]Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.

В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя–правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда.

Список источников и литературы.
Источники.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14. 04. 1985г. № 95/9– 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М. , 1988. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД– М. , 1989. Распоряжение мэра Москвы от 19. 10. 93 № 595-рм “Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”.

Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01. 12. 94) – М. : изд-во Брандес, 1994. Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20. 02. 95 № 24– ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995 № 8.

Литература

Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М. : Бизн. -шк. Интел Синтез, 1994.

Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27 Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М. : Юрид. Лит-ра, 1994. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М. : журн. “Секретарское дело”, 1996. – 490 с. : им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”). Пустозерова В. М. , Соловьев А. А. Прием и увольнение работников. – М. : Приор, 1996. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. : Приор, 1996.