Термин «комплектование» встречается ещё в работах И. А. Крылова, но широко вошёл в библиотечный обиход в начале XX века. Комплектованием (от латин. completus - полный) библиотечного фонда называется создание и постоянное обновление фонда изданиями, соответствующими задачам библиотеки и интересам читателей, т. е. пополнение его лучшей литературой и освобождение от изданий, потерявших ценность [1, с.51]. Комплектование, таким образом, процесс двусторонний, при этом обе его стороны находятся между собой в диалектическом единстве. Комплектование - процесс непрерывный: однажды начавшись, он не заканчивается до тех пор, пока существует сама библиотека.

Комплектование как процесс складывается из ряда этапов. На первом этапе определяется профиль фонда, т. е. перечень тем, по которым будет приобретаться литература, а также тип, вид, язык и иные признаки изданий по каждой теме. При этом выясняется, какие из признаков имеют первостепенное для данной библиотеки значение, какие - второстепенное и т.д. В итоге устанавливаются групповые границы фонда, или его модель. Модель фонда может существовать в различных формах, но чаще она бывает описательной. Уже на этом этапе начинается первичный отбор. Он состоит в определении групповых границ библиотечного фонда. На этом (втором этапе) библиотекарь-комплектатор с помощью библиографических пособий и/или визуально знакомится с репертуаром изданий, находящихся в обращении или планирующихся к выходу в свет. Затем устанавливается круг источников, из которых предполагается осуществлять комплектование фонда (третий этап). Выбор источников комплектования - ответственная задача, от правильности решения которой в значительной мере зависят полнота и оперативность подбора фонда. Связь с источниками пополнения фонда - заключение договора о снабжении библиотеки, заказ литературы, оплата заказа - четвёртый этап процесса комплектования библиотечного фонда.

На следующем этапе библиотекарь осуществляет приём приобретаемых изданий. Принятие решения о включении поступившего издания в фонд означает конец первичного отбора.

Заключительный с точки зрения последовательности процесса, этап называется вторичным отбором, он состоит в установлении (по результатам использования) соответствия уже имеющихся в фонде изданий задачам библиотеки и интересам её читателей. В процессе вторичного отбора уточняется профиль фонда и оказывается обратное влияние на первичный отбор. На практике все предыдущие этапы осуществляются последовательно, а вторичный отбор - одновременно с ними [1, с.52]. Первичный и вторичный отбор необходимой библиотеке литературы, высококачественной в идейном, научном и художественном отношении, является сущностью процесса комплектования. Сущность отбора, определяющего лицо библиотеки, заключается в том, что в ходе него отдают предпочтение одной книге перед другой, сознательно ограничивая рамки фонда. Поэтому очень важно определить принципы и позиции, с которых производится отбор. Внедрение в практику комплектования библиотек идеи отбора, разработка его принципов и методов является огромным достижением советского библиотековедения.

Принципы комплектования библиотечного фонда - это наиболее общие требования к отбору печатных изданий в фонд библиотеки [1, с.59]. В принципах выражается идейная сущность работы по комплектованию библиотечного фонда, а также её организационная сторона, позволяющая правильно определить пути и методы решения отдельных вопросов комплектования библиотечного фонда. Существуют следующие принципы комплектования:

профилирование;

координирование;

систематичность;

плановость [1, с.59].

Принципы едины для всех российских библиотек, но проявляются они различно, в зависимости от типа, вида, задач библиотеки, контингента и запросов читателей.

Профилирование комплектования -это специализация фонда, сознательное ограничение его тематики [1, с.64]. Профилирование означает дифференцированный подход к отбору литературы в библиотеку с учётом типа, вида, задач и объёма работы библиотеки; профиля обслуживаемого микрорайона; контингента читателей, их национального и возрастного состава, особенностей читательских интересов; состава и особенностей фондов библиотек, работающих в данном районе [1, с.64].

Наибольший эффект в деле научно обоснованного комплектования приносит сочетание профилирования с координированием. Координирование комплектования - предполагает учёт профилей фондов других библиотек общей системы [1, с.69]. Необходимость одновременного действия профилирования и координирования комплектования теоретически объясняется тем, что единичное в условиях одной библиотеки может быть характерным (особенным) для читателей другой библиотеки. Принцип профилирования и координирования позволяет каждой библиотеке расширять до необходимых пределов тематику комплектования своего фонда, одновременно углубив его содержания. Благодаря этому появляется возможность в общегосударственном масштабе избежать ненужного дублирования библиотечных фондов, наиболее экономным путём и в то же время предельно полно удовлетворять читательские запросы.

Принцип систематичности и плановости комплектования - предполагает достижение пропорционального соотношения печатных изданий в фонде по профилю данной библиотеки во всех существенных для неё аспектах, а также регулярность получения и исключения изданий на основе планирования комплектования, предоставление по каждой профильной теме всему заинтересованному контингенту читателей относительно законченного комплекта произведений, по которому её можно было бы изучить во всей полноте [1, с.70]. Теоретическую разработку этого принципа начал В. В. Стасов, который понимал систематичность как регулярность получения литературы. Иначе подходил к содержанию этого принципа Н. А. Рубакин. «Систематичность, закруглённость, законченность» библиотечного фонда, считал он, нужна для того, чтобы библиотека была «книжным отражением Вселенной» [1, с.70].

По данному принципу комплектования библиотечного фонда наиболее важно достичь в фонде рационального соотношения литературы по различным отраслям знания. Этот принцип предполагает пропорциональное распределение изданий по структурным подразделениям библиотеки. Систематичность и плановость базируются на профилировании и координировании комплектования фондов. Правильно решить вопрос о соотношении печатных изданий различных отраслей знания в фонде можно лишь исходя из точного определения места библиотеки в системе координации [1, с.72].

Все принципы комплектования, тесно взаимодействуя между собой, образуют неразделимое единство. Нарушение одного из них означает нарушение и остальных. Принципы распространяются не только на первичный, но и на вторичный отбор. В результате правильного их применения добиваются оптимальных в качественном и в количественном отношении содержания и структуры библиотечного фонда [1, с.72].

К качественным критериям при комплектовании библиотечного фонда относятся такие характеристики библиотечного фонда, как степень его соответствия модели фонда, актуальность, надёжность, информативность, достоверность данных, изложенных в документах и др [7, с.57].

К количественным критериям при комплектовании библиотечного фонда относится такой метод как оценка качества комплектования библиотечного фонда. При этом необходимо иметь в виду, что эффективность и объективная точность оценки качества фонда путём сопоставления его состава и использования возможны только при условии полного раскрытия фонда перед читателями, иначе плохое использование библиотечного фонда будет определяться не качеством его формирования, а качеством информирования абонентов о его содержании [7, с.58].

Комплектование библиотечного фонда базируется, прежде всего, на картотеках экономического и культурного, а также читательского профиля обслуживаемой зоны [6, с.136].

Существует три вида комплектования:

Текущее - пополнение библиотечного фонда выходящими в свет, а также вышедшими в предыдущий год документами;

Ретроспективное - пополнение библиотечного фонда недостающими названиями и экземплярами за прошлые годы;

Рекомплектование - освобождение фонда от устаревших, изношенных, непрофильных и излишне дублетных документов [6, с.137].

Самый важный вид комплектования - текущее. В ходе его библиотеки получают до 80 - 90% всех новых, т.е. наиболее актуальных поступлений.

Таким образом, значение комплектования библиотечного фонда состоит в том, что являясь входной подсистемой формирования библиотечного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю библиотечную работу [6, с.136].

Часть II. Закон об обязательном экземпляре документов

Законодательство об обязательном экземпляре документов, ведущее свою историю в Европе с середины шестнадцатого столетия, ныне, бесспорно, является фундаментальной основой формирования национальных библиотечных фондов и государственного библиографического учета в большинстве стран мира.

Обязательный экземпляр - явление исторически обусловленное, комплексное и присущее высокоразвитой культуре книжного дела любого цивилизованного государства. Общеизвестно, что институт обязательного экземпляра существует более 450 лет. Впервые о бесплатной передаче изданий в национальное книгохранилище заговорили в 1537 году, с принятием во Франции нормативно-законодательного акта. Постепенно такой принцип формирования библиотек распространился и на территории Европы, затем в Америке и на других континентах.

Общегосударственная система обязательного экземпляра в России установлена в 1783 году. Она основывалась на императорском указе, которым повелевалось: «… Чтоб из всех казённых и вольных типографий всякой в печать издаваемой книге по одному экземпляру доставляемо было в Библиотеку Императорской Санкт-Петербургской Академии Наук» [5, с.3].

Со временем система обязательного экземпляра совершенствовалась, увеличивался круг изданий и публикаций, отправляемых в библиотечные учреждения, изменилось количество экземпляров. Но главный принцип бесплатности доставки был основополагающим. Он оказался настолько эффективным для комплектования информационно-библиотечных фондов, что ныне система обязательного экземпляра функционирует более чем в ста странах мира на основе разработанных нормативно-правовых документов. Законодательная база об обязательном экземпляре в различных странах носит многообразный характер, отражая специфику документных потоков конкретных государств.

В 1987 году в рамках ЮНЕСКО были выработаны международные принципы-рекомендации Закона об обязательном экземпляре. В 1991 -1994 годах в России велась интенсивная работа по созданию Федерального Закона об обязательном экземпляре. Наконец, 9 декабря 1994 года Закон был подписан Президентом РФ и введён в действие. В отечественной практике подобный нормативный акт был издан впервые. Ранее в стране действовали постановления и указы, которые регламентировали функционирование обязательного экземпляра только изданий. Разработанный закон учитывает основные положения действовавших постановлений и соответствует рекомендациям ЮНЕСКО. Закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда России [5, с.4]. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки. Закон не распространяется на архивные материалы. На основе обязательного экземпляра обеспечивается выполнение следующих функций: 1) комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов России как части мирового культурного наследия; 2) национальный (государственный) библиографический учёт, государственная регистрация документов и создание на этой базе универсальных библиотечных и статистических источников, предназначенных для обслуживания общества в целом, подготовка национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации текущего и ретроспективного характера; 3) формирование каталога местных документов и краеведческих фондов; 4) создание и ведение национальных хранилищ [5, с.4].

Под обязательным экземпляром понимаются экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие учреждения и организации в порядке и количестве установленных законом [5, с.4]. Совокупность всех видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их сбора и распределения образуют систему. В основу деления положены два признака: 1) стоимостный (бесплатный и платный); 2) территориальный (Федеральный экземпляр, экземпляр субъекта Федерации и местный) оба признака взаимосвязаны: как федеральный субъекта Федерации, так и местный могут представлять собой совокупность бесплатных и платных экземпляров [5, с.4].

В Законе заложено широкое понимание документа - объекта обязательного экземпляра. Документ - материальная форма фиксируемой информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенная для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования [5, с.4].

В Законе круг получателей определён таким образом, чтобы в комплексе выполнялись три основные функции библиотечного обслуживания: 1) культурная; 2) мемориальная; 3) информационная. В Законе обязанности и права производителей регламентируются необходимостью бесплатного направления созданных ими документов организациям-получателям. Принцип бесплатного направления обязательного экземпляра базируется на отнесении затрат на его подготовку, выпуск и рассылку и себестоимость тиражируемой продукции. Требования доставки сроки и число направленных экземпляров сгруппированы по каждому виду документов [5, с.6]. Так, издания направляют в РКП (Российская книжная палата), которая распределяет и экспедирует их по основным получателям «согласно перечню установленному правительством РФ). Наибольшую сложность при создании Закона вызвала проблема числа (количества) доставляемых потребителям обязательных экземпляров. После долгих споров и согласований требования к количеству экземпляров изложены укрупнено. Дифференцировано число видов документов, доставляемых в конкретные фондохранилища, устанавливаемые в соответствии подзаконных актах.

Принятия Федерального закона "Об обязательном экземпляре документов" библиотеки ждали с нетерпением. По отношению к нему можно неоднократно употребить слово "впервые":

Впервые в России формирование системы обязательного экземпляра документов базируется на нормативно-правовой основе на уровне Федерального закона.

Впервые в правовой акт включены подлежащие доставке все виды документов на разных носителях, отражающих интеллектуальный потенциал страны.

Впервые в закон внесены нормы о защите прав производителей документов.

Впервые законодательно определена политика государства в области формирования обязательного экземпляра как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы государственной библиографии.

Настоящий Федеральный закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение, он не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы (документы) и управленческую документацию.

Провозглашенная в нем ответственность за сохранность фондов, сформированных на основе обязательного экземпляра как части культурного достояния народов России, способствует в конечном счете обеспечению информационной безопасности страны.

Наконец, Федеральный закон дал толчок развитию законотворческой инициативы на региональном уровне, расширив тем самым правовое поле в области культуры.

Таким образом, Закон "Об обязательном экземпляре документов" сыграл важнейшую роль в формировании национальной системы комплектования информационно - библиотечных фондов страны на нормативно-правовой основе. Это произошло в период перехода от плановой к рыночной экономике в сфере книгоиздания и книгораспространения, когда привыкшие к стабильным источникам комплектования библиотеки (как на федеральном, так и на региональном уровне) вдруг стали получать не более 40 - 45% обязательных экземпляров издаваемых в стране документов и лишились возможностей воздействовать на издателей.

Этот же закон обусловил развитие законодательной инициативы на местах, т.е. в регионах, поскольку российская система бесплатного и платного обязательного экземпляра функционирует на основе не только одного федерального закона, но и комплекса базирующихся на нем законодательных актов и нормативных документов, принимаемых на федеральном, региональном и муниципальных уровнях. Соответственно, имеются обязательный экземпляр как федеральный комплект, обязательный экземпляр субъекта РФ и местный обязательный экземпляр (уровень региона или города).

Чрезвычайно важно, что с 1994 года в состав обязательного экземпляра включены аудиовизуальные материалы и электронные издания (программы для ЭВМ и базы данных, а также электронные документы, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях).

Обязательный экземпляр был введен в России более 200 лет назад. За долгую историю в нашей стране принимались различные постановления, уточняющие и изменяющие порядок доставки обязательного экземпляра в библиотеки и другие учреждения.

Система предоставления обязательного экземпляра документов является особым способом гарантированного обеспечения полноты комплектования национальными документами фондов крупных научных библиотек федерального уровня, Центральных библиотек субъектов РФ и документами местного уровня муниципальных библиотек.

Закон «Об обязательном экземпляре документов» и дополнения к нему определяют политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы национальной библиографии. Итак, важно отметить, что Закон стал важным фактором спасения библиотек, и, прежде всего национальных, от угрожавшего им информационного вакуума.

Часть III. Дифференцированный учёт документов. Формы учёта

Дифференцированный учёт документов даёт представление о каждой учётной единице, её наличии в фонде или списании. При дифференцированном учёте новых поступлений каждый документ получает только ему присущий инвентарный номер, который фиксирует в инвентарной книге или тождественной ей учётной форме, а также непосредственно на документе [6, с.156]. При его выбытии делается соответствующая отметка в тех же двух местах.

«Без инвентаря, - писал Собольщиков (1859), - …сохранность библиотек всегда остаётся загадочной». Формы дифференцированного учёта имеют силу юридического доказательства наличия или отсутствия документа в фонде: по ним проводят ревизию (проверку) фонда, библиотекари несут финансовую и иную правовую ответственность за фонд. Будучи документами строгой отчётности, они хранятся наравне с денежными.

Периодические издания учитывают в регистрационных алфавитных картотеках, где на каждое название заведена отдельная карточка. Этот учёт принято называть регистрационным. Он является разновидностью дифференцированного учёта, а картотека - это форма в которой он осуществляется [6, с.156].

Библиотеки с большим объёмом комплектования применяют актовую систему дифференцированного учёта, позволяющую ускорить инвентаризацию. При этой системе на каждую поступившую партию книг составляют акты-списки, что даёт возможность инвентаризировать одновременно несколько партий. Актовый номер, который получает каждая книга, обычно состоит из трёх элементов: 1) года записи; 2) номера акта; 3) порядкового номера записи книги в акте, например: 1979 - 18 / 114. По завершении года все акты переплетаются и хранятся как инвентарные книги [6, с.156].

Библиотеки, получающие бесплатный обязательный экземпляр произведений печати, регистрируют их по «Инвентарным листам» Всесоюзной книжной палаты, поступающим вместе с очередной партией книг в качестве сопроводительного документа.

Многоэкземплярные документы (учебники), спецвиды подвергают безынвентарному учёту. Суть его в следующем. На каждое издание учебника заполняют учётную карточку. На ней указывают: номер партии в Книге суммарного учёта, число поступивших или выбывших и оставшихся экземпляров, шифр учтённого в инвентарной книге учебника. Из учётных карточек составляют картотеку на фонд учебной литературы. Каждая карточка получает очередной порядковый номер в особой регистрационной книге. Спецвиды учитывают в нумерационном каталоге (картотеке). Отметку о числе имеющихся экземпляров этих изданий делают на обороте этой карточки [6, с.156].

В 1977 году для фондов массовых библиотек была утверждена процедура дифференцированного учёта в специальном учётном каталоге и описи инвентарных номеров. Подобный способ практиковался в 1920 - 1940-х годах, однако оправдал себя лишь применительно к учёту периодических изданий. Недостаточное соблюдение требования простоты учёта, забвение прошлого неудачного опыта не замедлили сказаться в 70 - 80-х годах. Учёт стал громоздким, контроль за сохранностью фонда усложнился и ослабел. Уже в 90-е годы разработаны удобные формы дифференцированного учёта документов, чтобы библиотекарь концентрировал внимание не на формальной стороне учёта, а на его содержании [6, с.157].

Большие перспективы в деле качественного учёта открыло введение Международной стандартной нумерации произведений печати. Использование ISSN позволило сильно сократить и упростить процедуры дифференцированного учёта, так как оно исключает надобность в библиографической записи и даже в самом инвентарном номере. В формах учёта достаточно зарегистрировать номер имеющегося издания, а нём самом можно ограничиться лишь проставлением штемпеля библиотеки, удостоверяющего его принадлежность данному фонду [6, с.157].

Дифференцированный учет баз данных ведется на регистрационных карточках или другой применяемой в библиотеке форме учета. В учетных документах отражаются следующие сведения: дата поступления; название базы данных; наименование создателя (юридическое или физическое лицо); дата создания ресурса; цена приобретения; носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета); периодичность обновления.

Дифференцированный учет сетевых документов удаленного доступа осуществляется путем регистрации пакетов без присвоения им инвентарного номера. Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе и платформе и тип пакета. Факультативно можно отражать в этой форме данные о количестве документов, входящих в пакет.

Таким образом, формами дифференцированного (индивидуального) учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных, других видов документов), листовая (лист актового учета), допускается сочетание этих форм учета. Формы дифференцированного (индивидуального) учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, место и год издания, цена, отметка о проверке, номер акта исключения. Итак, Дифференцированный учет каждого экземпляра документа или каждого нового названия документа осуществляется с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера, иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN) или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Инвентарные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам. Индивидуальный (дифференцированный) учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра и/или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Часть IV. Составить акт о приёме документов в библиотеку

Форма акта о приеме документов в библиотеку

Акт № __ «___» _________ 20___ г

Настоящий акт составлен_______________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц, участвующих в составлении акта)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

о приеме в библиотеку ______________________________________________

(вид документа и от кого получено)

__________________________________________________________________

в количестве ______________ экземпляров на общую сумму ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(повторить сумму прописью)

Список книг (или других документов) прилагается.

Подписи _____________________________

(руководителя)

_______________________________________

(сотрудника)

_______________________________________

(лица, сдавшего книги или другие документы)

Список книг или других документов к акту № ______** При небольшом количестве принимаемых документов перечень включается в текст акта.

Список литературы

1. Библиотечные фонды: учебник / под ред. Ю. Н. Столярова, Е.П. Арефьевой. - М.: Книга. -1979. - 295 с.

2. Вольф, Н. Комплектование научных материалов, опубликованных в развивающихся странах: универсальная дилемма / Н. Вольф // НТБ. - 2000. - №2. - С. 91.

3. Воронько, К. Л. Организация библиотечных фондов и каталогов: учебник / К. Л. Воронько. - М.: Книга. - 1981. - 326 с.

4. Гармашова, Н. П. Комплектование фондов / Н. П. Гармашова, Г. А. Евстигнеева // НТБ. - 1996. - № 1. - С. 45.

5. Джиго, А. А. Закон об обязательном экземпляре / А. А. Джиго // Библиотековедение. - 1995. - № 2. - С. 3 - 10.

6. Столяров, Ю.Н. Библиотечный фонд: учебник / Ю. Н. Столяров. - М.: Книжная палата. - 1991. - 271 с.

7. Терешин, В. И. Библиотечный фонд: учебное пособие / В. И. Терешин. - М.: МГУКИ. - 2002. - 176 с.

8. Шилов, В.В. Обязательный экземпляр. Проблемы контроля /В.В. Шилов// Научные и технические библиотеки. - 1997. - № 8. - С. 3-7

Автор, заглавие книги или вид документа

Кол-во экз.