Забезпечення суспільства достовірною ретроспективною інформацією є однією з головних задач архівних установ Російської Федерації на сучасному етапі. Ефективність функціонування науково-довідкового апарату до документів Архівної фундації Росії напряму залежить від якості складання архівних довідників.

Політичні і соціально-економічні зміни життя російської держави і суспільства, що відбулися за останнє десятиріччя, істотно активізували інтерес суспільства до архівної інформації і архівів, як сховищам універсального інформаційного ресурсу архівних документів.

Особливе місце в системі НСА займає архівний опис - базовий довідник російських архівів. Опис є одним з найстародавніших архівних довідників: найкраніший російський опис, що дійшов до нас, відноситься до XII в. Проте найцінніший досвід складання описів, вироблення теоретичних основ опису відносяться до XIX в. Єдина форма архівного опису склалася порівняно пізно, в 1940-1950-х рр.

Для забезпечення комплектування архіву в організації на все завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і по особовому складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

Архівний опис (далі - опис) - це архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівної фундації, що містить, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Значення опису визначається тим, що архівний опис, будучи обліковим документом і довідником за змістом, несе велике інформаційне навантаження і, крім того, є основою для складання інших типів архівних довідників: каталогів, путівників, покажчиків. Від якості підготовки описів багато в чому залежить ефективність пошуку архівної документарної інформації.

Мета курсової роботи - розглянути єдині сучасні вимоги до складання архівного опису відповідно до вимог нормативних актів Російської Федерації. Для досягнення мети і розкриття змісту курсової роботи були поставлені наступні задачі:

дати загальні поняття опису;

описати структуру опису;

розглянути методику опису справ;

вивчити організацію справ і документів в межах опису;

розглянути правила складання довідкового апарату до опису.

При виконанні роботи була вивчена і використана наступна література: Кузнецова І.Н «Діловодство», а також стаття Андріевої И.Н. Систематизація документів і формування справ, надрукована в журналі «Довідник секретаря і офіс-менеджера; Методичні рекомендації: «Складання архівних описів» / Россархів. ВНІДАД. - М., 2003г.

Курсова робота складається з введення, 4-х глав, висновку, 4 додатків і списку джерел літератури.

На чолі 1 дані загальні поняття про архівний опис і етапи її складання. Розділ 2 розглядає методику опису одиниць зберігання на основі стандартизованих елементів опису. На чолі 3 представлена організація справ і документів в межах опису. Розділ 4 присвячений складанню опису і довідкового апарату до неї.

РОЗДІЛ 1

ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ОПИСИ І ЕТАПИ ЇХ СКЛАДАННЯ

Описи справ і документів - архівний довідник, призначений для розкриття складу і змісту одиниць зберігання, закріплення їх систематизації усередині фундації і їх обліку.

Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи по особовому складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т.п.).

Окремий опис є переліком справ з самостійною валовою (порядкової) нумерацією.

В організації, в кожному структурному підрозділі описи складаються щорічно під безпосереднім методичним керівництвом архіву. По цих описах документи передаються в архів. Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеному опису справ організації, яку готує архів і по якій він здає справи на постійне зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються по встановленій формі у трьох екземплярах і представляються в архів організації через рік після завершення справ в діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи:

порядковий номер справи (томи, частини) по опису;

індекс справи (томи, частини);

заголовок справи (томи, частини), повністю відповідний його заголовку на обкладинці справи;

дати справи (томи, частини);

кількість листів в справі (томі, частині);

термін зберігання справи.

При складанні опису справ структурного підрозділу дотримуються наступні вимоги:

- заголовки справ вносяться в опис відповідно до прийнятої схеми систематизації на основі номенклатури справ;

- кожна справа вноситься в опис під самостійним порядковим номером (якщо справа складається з декількох томів або частин, то кожний том або частина вносяться в опис під самостійним номером);

- порядок нумерації справ в описі - валовий за декілька років; порядок привласнення номерів описам структурних підрозділів встановлюється за узгодженням з архівом;

- графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;

- при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться повністю заголовок першої справи, а вся решта однорідних справ позначається словами "Те ж", при цьому інші відомості про справи вносяться в опис повністю (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється повністю);

- графа опису "Примітки" використовується для відміток про прийом справ, особливостях їх фізичного стану, про передачу справ іншим структурним підрозділам з посиланням на необхідний акт, про наявність копій і т.п.

В кінці опису вслід за останньою описовою статтею заповнюється підсумковий запис, в якому указуються (цифрами і прописом) кількість справ, перший і останній номери справ по опису справ, а також обмовляються особливості нумерації справ в описі (наявність літерних і пропущених номерів).

Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем з вказівкою його посади і затверджується керівником структурного підрозділу.

На вимогу архіву організації до опису можуть складатися зміст, список скорочень, покажчики.

На основі описів справ структурних підрозділів складається річний розділ зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на архів організації під безпосереднім методичним керівництвом відповідної архівної установи.

В річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання включаються заголовки справ постійного зберігання, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів, і заголовки справ, сформованих з документів, виділених із справ з тимчасовими термінами зберігання, мали відмітку "ЕПК", причому тільки після звірки їх із зведеною номенклатурою за той же рік і перевірки правильності формування і оформлення справ. В необхідних випадках заголовки справ уточнюються, справи піддаються тому, що розшив і переформовуванню при виявленні, що справа сформована неправильно.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання складається по встановленій формі. Першому річному розділу зведеного опису справ фундації привласнюється номер по листу фундації, всі подальші річні розділи числяться за цим номером до утворення закінченого опису.

Заголовки справ, включені в річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку.

Заголовки додатково знайдених справ залежно від їх кількості можуть бути внесений в річний розділ під літерними номерами відповідно до прийнятої систематизації або в кінець річного розділу. Після внесення в опис записів про надходження або вибуття справ складається остаточний підсумковий запис, в якому указуються також підстави внесених змін.

Внесення в річний розділ зведеного опису справ змін після затвердження його ЕПК архівної установи допускається тільки після ухвалення ЕПК, що затвердила цей розділ, відповідного рішення.

До першого річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова і при необхідності - покажчики, зміст, список скорочених слів, які складають довідковий апарат річного розділу опису.

В передмову включаються відомості про основні напрями діяльності і структуру організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фундації, включених в розділ; указується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фундації; наголошуються найтиповіші групи справ як по різновидах документів, так і за змістом; дається коротка характеристика що міститься в описі інформації про підвідомчі або вищестоящі організації; освітлюються особливості формування, описи і систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ними .

Передмова підписується укладачем з вказівкою посади і дати складання передмови і завідуючим архівом організації (особою, відповідальною за архів).

Зміст складається, якщо в річному розділі зведеного опису справ є підрозділи, інші більш дрібні групи справ, довідковий апарат до розділу. В змісті перераховуються: передмова, список скорочень (що складається в необхідних випадках), назви всіх підрозділів і більш дрібних груп справ, включених в розділ, покажчики (якщо вони є).

Річний розділ зведеного опису справ складається в 4-х екземплярах.

Річні розділи, якщо вони не є закінченим описом, не підшиваються і не переплітаються; вони повинні зберігатися в теках з клапанами і зав'язками.

Річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання підлягає розгляду ЦЕК (АЧ) організації, після чого у разі узгодження в кінці розділу ставиться гриф "Злагоджено" з вказівкою номера протоколу ЦЕК (АЧ) і дати засідання, на якому він був розглянутий. Схвалені річні розділи прямують на розгляд архівної установи відповідно до термінів, встановлених графіком представлення описів справ на розгляд ЕПК архівної установи, але не пізніше ніж через 2 роки, а центральним архівом міністерства, відомства Російської Федерації (центральним галузевим архівом при міністерстві, відомстві Російської Федерації) - через 4 роки після завершення діловодством справ, включених в розділ. Представляються 4 його екземпляра.

Після затвердження річного розділу ЕПК архівної установи розділ затверджується керівником організації, потім перший екземпляр річного розділу зведеного опису як контрольне передається в державний архів, інші залишаються в організації.

Декілька річних розділів зведених описів справ постійного зберігання або один річний розділ, число заголовків справ в яких досягло чотиризначної цифри, вважаються закінченим архівним описом.

В організаціях з невеликим об'ємом справ постійного зберігання (до 200 подів), що щорічно утворюються, опис вважається закінченим, якщо в неї включені річні розділи зведених описів справ постійного зберігання за 5 років.

Кожному закінченому опису привласнюється номер. Закінчений опис має самостійну нумерацію заголовків справ, до неї складаються підсумковий запис і засвідчувальний напис. Підсумковий запис і засвідчувальний напис до закінченого опису складаються так само, як до річного розділу зведеного опису справ. При цьому засвідчувальні написи, складені до річних розділів зведених описів справ, вилучаються.

Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису є титульний лист.

На титульному листі закінченого опису справ постійного зберігання указуються:

-назва фундації;

-номер фундації;

-номер описи;

-название описи, яке включає вказівку категорії документів (постійного, тимчасового зберігання, по особовому складу і т.д.), що містяться в справах, заголовки яких включені в опис;

Дати справ, включених в опис.

Перед назвою фундації на титульному листі залишаеться місце для написання повної назви державного архіву, в якому постійно зберігатимуться справи даної організації.

До закінченого опису обов'язково складаються зміст і передмова, а також покажчики і список скорочених слів за наявності останніх в річних розділах.

Закінчений опис разом з титульним листом і довідковим апаратом до неї полягає в тверду обкладинку і переплітається.

В річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що відклалися протягом року в діяльності структурних підрозділів.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання складається по встановленій формі

Систематизація заголовків справ в річному розділі зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання відповідає систематизації заголовків справ в зведеній номенклатурі справ за цей же рік.

Річний розділ зведеного опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання друкується в двох екземплярах і схвалюється спочатку ЦЕК (АЧ) організації, а потім затверджується її керівником.

Заголовки справ в річному розділі зведеного опису справ по особовому складу систематизували по номінальній ознаці з урахуванням наступної послідовності:

- накази (розпорядження) по особовому складу;

- списки особового складу;

- картки по обліку особового складу (за відсутності окремого опису особистих справ);

- особисті справи (за відсутності окремого опису особистих справ);

- особисті рахунки робітників і службовців по заробітній платні (розрахункові відомості по зарплаті);

- незапрошувані трудові книжки (за відсутності окремого опису);

- акти про нещасні випадки.

Вказані види документів, що утворюються в організації у великих об'ємах, можуть виділятися в самостійні річні розділи опису (особисті справи, трудові книжки і т.п.). Особисті справи (особисті картки) вносяться в зведений річний розділ опису по року звільнення особи, на яку заведена особиста справа, і систематизували за абеткою.

При необхідності до річного розділу зведеного опису справ і до закінченого опису справ по особовому складу складаються зміст, покажчики і списки скорочених слів.

Річний розділ зведеного опису справ по особовому складу організації, що передає документи на постійне зберігання, друкується у трьох екземплярах, підписується укладачем, завіряється начальником відділу кадрів (інспектором по кадрах) і представляється на розгляд ЦЕК (АЧ) організації. Після схвалення розділу ЦЕК (АЧ) він підлягає узгодженню з ЕПК відповідної архівної установи і затвердженню керівником організації.

РОЗДІЛ 2

ДОВІДКОВИЙ АПАРАТ ОПИСУ, ВИМОГИ ДО ЙОГО СКЛАДАННЯ

Для більш ефективного використовування документарної інформації, що міститься в описах архівних фундацій, в науковій і практичній меті до них створюється довідковий апарат, який включає: титульний лист, зміст (зміст), передмова, список скорочень, перевідні таблиці шифрів (у разі переробки опису), покажчики. Кожний з вказаних елементів довідкового апарату опису несе певне інформаційне навантаження, а склад елементів, яким забезпечується опис, визначається диференційований, з урахуванням інформативності архівних фундацій. Довідковий апарат до опису виконує функцію першого ознайомлення з документами фундації (титульний лист, зміст), а так само сприяє пошуку необхідної інформації (покажчики); уточненню смислового змісту опису (список скорочень) і пошукових даних (перевідні таблиці шифрів). При складенні науково-довідкового апарату до опису необхідно правильно і точно оформляти його елементи.

Титульний лист.

На титульному листі описи поміщаються: повна назва архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису; крайні дати документів, внесених в опис. Титульний лист закінченого опису, складеного в діловодстві установ і відомчих архівах,за яким в держархів приймаються документи установ, містить наступні реквізити: назва державного архіву, назва фундації, номер фундації, номер опису, назва опису з вказівкою категорій включених в неї документів (постійного, тимчасового зберігання і т.д.).

Передмова.

Передмова може складатися як загальне до всіх описів фундації, так і до окремого опису. Загальна передмова до описів фундації поміщається в першому описі.

В передмові, загальній до всіх описів фундації, висловлюються: історія фундації; анотація складу і змісту документів фундації (при цьому виділяються найтиповіші групи одиниць зберігання по їх видах і різновидах, за змістом); склад довідкового апарату до описів.

При складанні окремих передмов до кожного опису фундації всі загальні дані по історії митного органу - історії фундації поміщаються в передмові до першого опису.

Список скорочень.

Основне призначення списку скорочень слів - скоротити об'єм і провести уніфікацію прийомів опису як в тексті самого опису, так і в довідковому апараті до неї. В список скорочень слів вносяться всі скорочення слів і понять, що вживаються в описі, окрім загальноприйнятих, а також скорочені позначення назв установ, організацій, підприємств, окрім добре відомих. Назви установ, організацій і підприємств при внесенні їх в опис вперше пишуться повністю і в круглих дужках дається їх скорочена назва, а при повторному внесенні їх в опис вони приводяться тільки в скороченні.

Перевідна таблиця шифрів.

Перевідна таблиця шифрів складається до переробленого опису після її переробки у разі зміни номерів одиниць зберігання, тобто при їх перешифровці. Перевідна таблиця встановлює співвідношення старих і нових шифрів одиниць зберігання усередині фундації формою: № одиниці зберігання по старому опису № одиниці зберігання по новому опису, примітки. Вона складається на основі карток, на яких проводився опис одиниць зберігання: в лівій стороні картки вказаний старий шифр одиниці зберігання, в правій - новий шифр. Систематизація карток проводиться по порядку старих шифрів.

Перевідна таблиця поміщається в кінці опису. За наявності у фундації декількох описів, складаються перевідні таблиці до кожного опису.

Покажчики.

До опису можуть складатися покажчики (як загальні, так і спеціальні). Посилальні дані покажчика до опису даються на порядкові номери одиниць зберігання, одиниць обліку. Такий покажчик є переліком предметів, що зустрічаються в заголовках опису, які розкривають необхідними поясненнями і посилальними даними. Покажчики можуть включати відомості із заголовків одиниць зберігання як одного опису, так і всіх описів фундації.

Основним елементом покажчика є рубрика, яка складається з наочного поняття і пошукових даних.

Призначення покажчика впливає на склад рубрики: вона може бути простий, тобто не мати підрубрик, складної, тобто мати підрубрику або кубло, тобто мати дві або декілька підрубрик.

РОЗДІЛ 3

ОРГАНІЗАЦІЯ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ В МЕЖАХ ОПИСУ

Після закінчення опису одиниці зберігання складається остаточна схема їх систематизації усередині опису. Схема систематизації є каркасом внутрішньої організації документів фундації і закріплюється описом справ фундації. Систематизація одиниць зберігання усередині опису проводиться з урахуванням наступних ознак: структурного, хронологічного, функціонального, галузевого, тематичного, наочно-питання, номінального, корреспондентського, географічного, авторського.

При розподілі одиниць зберігання відповідно до схем систематизації необхідно мати на увазі наступне:

справи відносяться до того року, в якому вони початі виробництвом або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації для продовження виробництва;

плани, звіти, кошториси і прикладені до них документи відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; багаторічні плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;

справи, початі виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони закінчені;

в межах року або хронологічного періоду одиниці зберігання розташовуються по значущості структурних частин фундації;

особисті справи систематизували по датах звільнення осіб, документи яких утворюють одиниці зберігання, м в алфавітному порядку їх прізвищ.

Групи одиниць зберігання в межах останніх ступенів систематизації розподіляються по їх значущості, хронології або алфавітному порядку.

Приналежність одиниць зберігання до структурного підрозділу встановлюється по назві структурного підрозділу, позначеній на обкладинці одиниці зберігання, індексам, привласнюваним структурним підрозділам, резолюціям, підписам посадовців, реєстраційному штампу, змісту документів.

При розташуванні одиниць зберігання по хронології необхідно спочатку поміщати одиниці зберігання, датовані числом, місяцем і роком, потім - одиниці зберігання, датовані місяцем і роком, і, нарешті - одиниці зберігання, датовані